Die Stellenbeschreibung - vielseitiges Instrument für die Personalabteilung

Stellenbeschreibungen werden in der Praxis als multifunktionales Instrument der Organisationsgestaltung und Personalführung verwendet. Mit ihrer Hilfe werden die Tätigkeiten und Befugnisse eines Mitarbeiters genau festgelegt und sein Verantwortungsbereich, die Zielsetzung seiner Tätigkeit sowie die vor- und nachgeordneten Stellen exakt definiert.

Die vorliegende Diplomarbeit geht der Frage nach, welche vielfältigen Funktionen die Stellenbeschreibung besitzt. Am Anfang steht ein Kapitel über den Begriff der „Stelle“; Merkmale werden definiert und der Bezug zur Stellenbeschreibung hergestellt. Das folgende Kapitel stellt die Kennzeichen und Funktionen der Stellenbeschreibung vor. Im Anschluss werden ergänzende Modelle erläutert sowie Vor- und Nachteile des Instruments Stellenbeschreibung erörtert. Abschließend werden die Erkenntnisse zusammengefasst und vor dem Hintergrund des aktuellen Wissensstandes zu diesem Thema eingeordnet.



Stellenbeschreibungen werden in der Praxis als multifunktionales Instrument der Organisationsgestaltung und Personalführung verwendet. Mit ihrer Hilfe werden die Tätigkeiten und Befugnisse eines Mitarbeiters genau festgelegt und sein Verantwortungsbereich, die Zielsetzung seiner Tätigkeit sowie die vor- und nachgeordneten Stellen exakt ...



Textprobe:

Kapitel 3, Die Stellenbeschreibung:

3.1, Begriffsbestimmung: Stellenbeschreibung:

Die Stellenbeschreibung enthält neben der Bezeichnung und hierarchischen Einordnung der Stelle auch die Ziele, Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortungsbereiche und darüber hinaus fachliche und persönliche Anforderungen an den Stelleninhaber. Gemeinsamer Nenner aller Stellenbeschreibungen ist der Versuch,

- die funktionale und disziplinarische Stellung des Mitarbeiters zu definieren,

- seine konkreten Aufgaben zu beschreiben und

- seine Kompetenzen abzustecken, also insgesamt seine Selbstständigkeit und Eigeninitiative bei der Arbeit zu fördern.

Nach Wrabetz ist die Stellenbeschreibung die nach genauer Analyse ‘deskriptive Erfassung aller relevanten Aufgaben, Verantwortungen und Anforderungen einer Stelle sowie deren schriftlich festgelegte Eingliederung in die formelle Organisation’. Laut Gabler-Wirtschaftslexikon handelt es sich bei der Stellenbeschreibung um ‘eine verbindliche, in schriftlicher Form abgefasste Fixierung der organisatorischen Eingliederung einer Stelle’. Sie sei damit der Aufbauorganisation zuzuordnen und stelle ein vielseitiges und wirksames Instrument der Organisations- und Personalarbeit dar. Die Stellenbeschreibung soll den Mitarbeiter darüber hinaus durch die Sinngebung seiner Arbeit motivieren und identifikationsfördernd wirken.

Schwarz hält die Stellenbeschreibung für ‘ein praktisches Hilfsmittel der zweckmäßigen Eingliederung von Aufgabenträgern in organisatorische Beziehungszusammenhänge’. Er verweist in seiner Definition nicht nur auf vertikale (instanzielle), sondern auch auf horizontale Beziehungen wie Arbeitsteilung und Arbeitsvereinigung. Der Hauptzweck der Stellenbeschreibungen bestehe in der ‘Sicherung einer rationalen, reibungslosen und kontinuierlichen Aufgabenerfüllung’. Sie seien ‘die höchstentwickelte Form der schriftlichen Festlegung organisatorischer Regelungen’. Nach Ansicht von Schwarz erstrecken sich Stellenbeschreibungen insbesondere auf folgende Komplexe:

- sachliche Festlegung der Aufgaben;

- nähere Erläuterung der organisatorischen Eingliederung der Stelle und Angabe organisatorischer Beziehungen (Verkehrswege);

- Anleitung zur zweckmäßigen Aufgabenlösung;

- Darstellung personeller Anforderungen aufgrund der Aufgabenübernahme durch den Stelleninhaber.

Sowohl in der Literatur als auch in der Praxis werden für die Stellenbeschreibung oftmals Synonyme wie Arbeitsplatz-, Tätigkeits- oder Positionsbeschreibung, Job Description oder Pflichtenheft verwandt. Diese verschiedenen Bezeichnungen werden nachfolgend genauer abgegrenzt:

ARBEITSPLATZBESCHREIBUNG: Dieser Begriff wird am häufigsten als Synonym für die Stellenbeschreibung gebraucht. Gegen eine Gleichsetzung beider Begriffe führt Schwarz zwei Gründe an: Zweck der Arbeitsplatzbeschreibung sei nicht die organisatorische Regelung, sondern die arbeitswissenschaftlich-analytische Untersuchung eines isoliert gedachten Arbeitsplatzes, die als Grundlage für die Arbeitsbewertung diene. Organisatorische Probleme, wie z. B. die Zusammenarbeit mit anderen Stellen, blieben weitestgehend unbeachtet.

TÄTIGKEITSBESCHREIBUNG: Sie stellt die zeitliche und räumliche Abfolge von Arbeits- und Teilvorgängen dar, dient der Dokumentation der Ablauforganisation und wird meist zusammen mit einer kurzen Aufgabenbeschreibung nur für die ausführende Ebene erstellt.

POSITIONSBESCHREIBUNG: Dieser Begriff setzt sich aus dem englischen Begriff ‘Position Description’ und der deutschen Bezeichnung ‘Stellenbeschreibung’ zusammen. Die Positionsbeschreibung ist rein personenbezogen und beinhaltet lediglich die jeweilige Aufgabenstellung und das Vorgesetztenverhältnis.

PFLICHTENHEFT: Hier handelt es sich um eine vor allem in der Schweiz gebräuchliche Bezeichnung für die Stellenbeschreibung. Ein Pflichtenheft wird vom direkten Vorgesetzten genehmigt und enthält die wesentlichen Aufgaben, Pflichten und Kompetenzen des Mitarbeiters. Das Pflichtenheft, auch Pflichtenblatt genannt, wird unter anderem durch Unterschriftenregelung, Leitfaden für Vorgesetzte, Leistungsstandards und einen Organisationsplan ergänzt. Wrabetz hält den Begriff Pflichtenheft für zu einseitig, da es nicht ausreiche, nur die Pflichten zu fixieren.

JOB DESCRIPTION: Im amerikanisch-englischen Sprachgebrauch steht Job Description für Stellenbeschreibung. Der Ausdruck hat sich auch im deutschsprachigen Raum etabliert, geht aber, so Wrabetz, teilweise von anderen Voraussetzungen aus und beschränkt sich in erster Linie auf die Aufnahme eines vorzufindenden Zustandes auf unteren Hierarchieebenen. Lediglich die ‘managerial job description’, eine Stellenbeschreibung für Führungskräfte, mache dabei eine Ausnahme.